Page 19 - diy Fachmagazin Ausgabe 03/2020
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lang nicht vorhandene Optionen
im Rechnungswesen und der
Buchhaltung sowie mehrere per
Schnittstelle angeschlossene
Add-on-Programme. Zusätzlich
zur ePost-Funktion spielten hier-
bei die digitale Archivierung und
das Dokumentenmanagement
eine zentrale Rolle.
Statt wie früher Dokumente
nach der Verarbeitung in Ord-
nern zu verstauen, wird jetzt al-
les gescannt und elektronisch
abgelegt. Mit dem Verfahren
Markus Janzen (Projektleiter) und Sebastian Ehning (Geschäftsführer Ehning Baustoffhandel) (v. l. n. r.). lassen sich Belege mit wenigen
Mausklicks schnell und sicher
Für den entscheidenden stellen zur Eurobaustoff ließen beiter ebenso wie für die Unter- finden. Das Dokumenten-Ma-
Push, dennoch ein neues Sys- sich Katalogdaten direkt über- stützung in der ersten Zeit nach
tem einzuführen, sorgte schließ- nehmen und der Rechnungsaus- der Einführung. nagement hat die Menge des
lich vor allem das Alter des Sys- tausch mit dem Verband verein-
tems. Ehning: „Als wir uns des- heitlichen. „Wenn wir auch wuss- Mit ein Grund für die Ent- verbrauchten Papiers um ein
halb 2018 noch einmal intensiv ten, dass wir wahrscheinlich nie- scheidung war, dass das Bor-
mit der Situation auseinander- mals alle Funktionen der neuen kener Unternehmen bereits vor Drittel reduziert. Zeitliche und
setzten, blieb am Ende nur der Software nutzen werden, waren einigen Jahren gute Erfahrung
Weg nach vorne: Es musste ein wir absolut sicher, mit Gevis mit der GWS gemacht hatte. operative Vorteile bringt das
neues ERP-System her.“ ERP für die Zukunft gewappnet Als ein Bagger bei Bauarbeiten
zu sein“, fasst Projektleiter Jan- das Hauptstromkabel kappte neue System zudem bei der täg-
Dienstleister überzeugt zen die Gründe für den Zuschlag und das IT-System kollabierte,
„Wir haben uns intensiv im Markt zusammen. gelang es den Vera-Fachleuten lichen Angebotserstellung. Wie
umgesehen und verschiedene aus Münster, die Daten wieder-
Systeme geprüft, zum Beispiel Nicht nur die vielen neuen herzustellen und wirtschaftliche Geschäftsführer Ehning erfreut
auch das von Eurobaustoff“, Funktonen der Anwendung be- Schäden so weit wie möglich zu
erzählt Janzen. Parallel dazu geisterten die Borkener nach ei- verhindern. berichtet, lässt sich nun ein An-
wurden befreundete Unterneh- gener Aussage, auch die Flexibil-
men nach ihren Erfahrungen tät des Projektablaufs sprach für Abläufe insgesamt gebotstext einfach kopieren und
und Präferenzen befragt und Be- die Beauftragung. Ehning: „Die deutlich schneller
richte in der Presse eingesehen. GWS passte sich absolut an die „Ohne eine Stunde Individual- in ein anderes Dokument über-
Als Ergebnis der Analyse fiel die zeitlichen und organisatorischen programmierung sind unsere
Entscheidung auf die Münstera- Bedingungen eines kleinen und, Abläufe jetzt insgesamt deutlich tragen. Im alten System musste
ner Gesellschaft für Warenwirt- was IT-Wechsel angeht, unerfah- schneller, viele Prozesse laufen
schafts-Systeme (GWS) und ihr renen Unternehmens an“. sogar voll automatisiert ab“, dagegen jeder Text komplett
System Gevis ERP. freut sich der Geschäftsführer
Darüber hinaus kam von den über das GWS-System. Und Pro- neu aufgebaut und eingetra-
Dieses war bereits auf den Projektverantwortlichen auf Sei- jektleiter Janzen ergänzt: „Wir
Baustoffmarkt ausgerichtet und ten der GWS auch die verbindli- können uns dadurch nun noch gen werden.
weit verbreitetet. Zudem ließ sich che Zusage, bei allen Fragen und besser um unsere Kunden küm-
dadurch mit dem langjährigen Anforderungen zur Seite zu ste- mern und gerade in hektischen Über die Projektplanung und
Vera-Dienstleister weiter zusam- hen und Dienste zu leisten, die Zeiten effektiver und schneller
menarbeiten. Mit den bereits im große Baustoffhändler mit eige- arbeiten.“ Zu den Faktoren, die -umsetzung ist man in Borken
System hinterlegten EDI-Schnitt- nem Personal abdeckten. Dies hierzu beitragen, gehören bis-
galt für die Schulung der Mitar- derweil voll des Lobes: Sowohl
die Datenübernahme als auch
die Einrichtung und Inbetrieb-
nahme der verschiedenen Ser-
ver sei durch die GWS professi-
onell und kundenorientiert reali-
siert worden. Gleiches gelte für
die Freischaltung des Systems
zum vereinbarten Stichtag. „Wir
haben, wie vorher geplant, rund
sechs Monate für die Einführung
gebraucht, davon waren drei Mo-
nate intensiv“, erklärt Geschäfts-
führer Ehning. Das Unternehmen
sei nun in der Jetzt-Zeit ange-
kommen. n
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